Instructies voor het aanvragen van laboratoriumtesten

 

1. Standaard aanvraag


Om de dienst laboratoriumgeneeskunde in staat te stellen om een correct rapport af te leveren, moet het laboratorium over de nodige informatie kunnen beschikken bij een analyseaanvraag. Bepaalde van deze gegevens zijn zelfs wettelijk verplicht en het correct invullen van een aanvraagformulier is de verantwoordelijkheid van de aanvragende arts. Daarom geniet een elektronisch order in HIX de voorkeur op het papieren aanvraagformulier. De aanvraagformulieren worden verdeeld door het centraal magazijn en zijn terug te vinden op de laboratorium website.

 

Hieronder volgt een overzicht van de benodigde informatie. In het vet staan de bij wet verplichte gegevens die de aanvrager op elk aanvraagformulier moet voorzien:

 

Administratieve gegevens van de patiënt:

  • naam, voornaam, adres, geboortedatum, geslacht
  • mutualiteitsgegevens
  • opnamenummer, indien van toepassing
  • Voor stalen afgenomen in het ziekenhuis vragen wij om steeds op zijn minst een patiëntenklever (‘bucco’) op het aanvraagformulier aan te brengen (gegenereerd bij inschrijving in het ziekenhuis) omdat deze alle bovenstaande informatie verzamelt.
  • Voor stalen afgenomen buiten het ziekenhuis of externe instelling is een klever van de mutualiteit vereist.

 

Administratieve gegevens van de voorschrijver:

  • naam, voornaam, adres en identificatienummer of stempel van de aanvrager
  • handtekening van de aanvrager
  • datum van de aanvraag
  • datum (en uur) van de afname

 

Aangevraagde analyses:

Per individuele analyse dient het bijhorende vak aangekruist te worden. Een streep doorgetrokken over meerdere analyses worden niet aanvaard door het RIZIV.

Op de aanvraagformulieren zijn de meeste routine laboratoriumtesten te vinden. Analyses die niet vermeld staan kunt u steeds goed leesbaar noteren in het vak ‘Bijkomende onderzoeken’.

Alle informatie met betrekking tot een analyse (afname-instructies, verzendinstructies, tijd tot resultaat,…) is terug te vinden in de labogids.

 

Klinische inlichtingen:

Klinische inlichtingen dienen wettelijk ingevuld te worden bij aanvragen waarbij diagnoseregels van toepassing zijn (op het aanvraagformulier te herkennen als oranje ingekleurde aanvraagcodes). Daarnaast zijn ingevulde klinische inlichtingen steeds zeer nuttig voor de interpretatie van tal van andere testen en absoluut onmisbaar bij aanvragen voor microbiologische analyses.

 

Specifieke informatie bij bepaalde testen:

Bij sommige testen kunt u bijkomende informatie invullen. Deze informatie is belangrijk voor de correcte uitvoering en/of interpretatie van een bepaalde analyse. Gelieve deze dus steeds in te vullen (bv. meetpunten glucosedagcurve, afnameplaats niet voorvermelde punctievochten,…

 

Hou tevens rekening met de cumul- en diagnoseregels opgelegd door het RIZIV. Voor analyses die geen RIZIV-nomenclatuur hebben of die niet voldoen aan de RIZIV-regels wordt meestal een bedrag aan de patiënt aangerekend. Meer informatie is terug te vinden in de labogids of op de lijst testen buiten RIZIV-nomenclatuur.

  

2. Prior - dringende aanvragen

 

De bepalingen die met prioriteit kunnen worden aangevraagd staan op gelijst op het Algemeen aanvraagformulier in het vak prior. In HIX is het mogelijk de optie "CITO" aan te vinken bij testen die prior uitvoerbaar zijn. Bloedproducten worden dringend aangevraagd door ze als dringend te markeren op het Aanvraagformulier voor bloedproducten.

 

Bezorg de monsters zo snel mogelijk aan het laboratorium, bij voorkeur in een rood zakje, voor dringende flowcytometriestalen in een groen zakje. Alleen de analyses die via één van deze manieren werden aangevraagd, mét vermelding van de klinische motivatie voor dringendheid, zullen met voorrang worden afgewerkt.

 

Voor dringende bepalingen die niet vermeld staan op de bovenstaande formulieren, dient de aanvragende arts persoonlijk contact op te nemen met één van de klinische biologen van routine (tijdens de wachtdienst met de bioloog van wacht).

 

De gecontacteerde bioloog zal de aanvragende arts dan informeren of de door hem gewenste bepaling al dan niet prioritair uitgevoerd kan worden en wat de te verwachten doorlooptijd is. Hij kan eventueel beslissen om de analyse door te sturen naar een extern labo.

 

Ook indien een dringend resultaat gewenst is van een analyse waarbij de tussenkomst van een klinisch bioloog noodzakelijk is (Malaria uitstrijkje, gramkleuring lumbaal/lumbale vocht, ...), moet de aanvragende arts persoonlijk contact opnemen met één van de klinische biologen van routine.

 

3. Noodprocedure

Indien er in het labo wordt overgegaan op het noodplan omwille van IT-problemen zijn volgende afspraken van toepassing:

  • Enkel de satellietlabo's blijven functioneren.
  • Enkel priortesten worden uitgevoerd.
  • Enkel papieren aanvraagformulier worden gebruikt.
  • De resultaten worden genoteerd op het "nood-antwoordblad" dat zodra het volledig is , gekopieerd wordt en geconfirmeerd. Één kopie blijft in het labo, de andere wordt aan de aanvrager/dienst bezorgd

 

4. Bijaanvragen

Na analyse worden de monsters bij 4° C bewaard. Bijaanvragen op serum kan tot 1 week na afname, EDTA-bloed tot 5 dagen na afname, behalve voor die specifieke parameters met een kortere houdbaarheid.

Bij registratie van een bijaanvraag telkens gecontroleerd of de bewaartijd van het monster niet overschreden is.

 

Bijaanvragen kunnen gebeuren:

  • ofwel schriftelijk op een getekend aanvraagformulier van het labo
  • ofwel via een mail naar labo labo.administratie@azdelta.be
  • ofwel in HIX tot op het moment dat het staal werd aangemeld in het labo. Daarna is een bijaanvraag via HIX niet meer mogelijk.
  • ofwel telefonisch voor dringende analyses
  • Externe aanvragers: telefonisch of via mail naar labo labo.administratie@azdelta.be

 

Op het aanvraagformulier of in de mail worden steeds de naam, voornaam, geboortedatum, ordernumer of afname datum vermeld. Indien de bijaanvraag niet mogelijk is of indien geen geschikt monster aanwezig is wordt de aanvrager door het laboratorium op de hoogte gebracht.